Det är ingen hemlighet att intermittent ledighet, oavsett om det är enligt Family and Medical Leave Act (FMLA) eller Americans with Disabilities Act (ADA), är svårt för arbetsgivare att spåra och hantera, men det är också ett område som kan leda till stämningar. Vad innebär intermittent ledighet som ett ADA-boende och hur kan vi få det att fungera för både arbetsgivare och anställda? Låt oss ta en titt på anledningarna till att anställda begär intermittent ledighet, typiska förhållanden där intermittent ledighet kan övervägas, när det är lämpligt, analys av otillbörliga svårigheter och vad man ska göra om man misstänker missbruk.
Grunderna för intermittent ledighet Låt oss först börja med att definiera intermittent ledighet; intermittent ledighet är oplanerad ledighet som tas ut i flera tidsblock på grund av ett enda kvalificerande skäl. När du tänker på intermittent ledighet, varför begär anställda denna typ av boende? Ofta begär anställda intermittent ledighet för att kunna fortsätta arbeta genom sin sjukdom, vilket vanligtvis hjälper till med läkningsprocessen. Om de flesta anställda fick som de ville skulle de inte välja att vara sjuka och behöva intermittent ledighet, men det är ett sätt för dem att fortsätta arbeta och få en lönecheck. Job Accommodation Network (JAN) listar tre anledningar till att anställda begär ledighet som en rimlig anpassning, särskilt intermittent ledighet:
- För att delta i medicinska möten relaterade till en episodisk eller kronisk medicinsk funktionsnedsättning (t.ex. diabetes, bipolär sjukdom, astma etc.)
- För att få medicinsk behandling (t.ex. cellgiftsbehandling, sjukgymnastik, kirurgi, mentalvårdsrådgivning, missbruksbehandling på sjukhus, dialys etc.)
- För att återhämta sig från en sjukdom eller operation, eller förvärring av symtom i samband med en episodisk eller kronisk medicinsk funktionsnedsättning (t.ex. uppblossande av symtom i samband med multipel skleros, tarmsjukdom, epilepsi, ryggsjukdom, allvarlig depression etc.)
Detta är naturligtvis inte en uttömmande lista, men den ger en referensram för olika typer av tillstånd som kräver ingripande utifrån under längre tidsperioder. När man granskar skälen tillsammans med villkoren är intermittent ledighet meningsfull.
När är intermittent ledighet lämplig? JAN ger också viss vägledning om detta. Intermittent är lämpligt:
- När det inte finns något annat effektivt boende; eller
- När en anställd inte är berättigad till ledighet enligt FMLA, men har en kvalificerande funktionsnedsättning enligt ADA; eller
- När en anställd är berättigad till FMLA, men behöver ytterligare ledighet utöver 12 veckors ersättning enligt denna lag; eller när en anställd har förbrukat betald semester och sjukfrånvaro och behöver ytterligare intermittent ledighet på grund av en kvalificerande medicinsk funktionsnedsättning
EEOC:s riktlinjer anger att enligt ADA får en kvalificerad person med funktionsnedsättning arbeta deltid i sin nuvarande befattning eller ibland ta ledigt som en rimlig anpassning om det inte innebär en orimlig svårighet för arbetsgivaren. Om (eller när) förkortad arbetstid innebär en orimlig svårighet i den nuvarande befattningen, måste arbetsgivaren undersöka om det finns en ledig, likvärdig befattning som den anställde är kvalificerad för och som den anställde kan omplaceras till utan orimlig svårighet samtidigt som han eller hon arbetar på ett förkortat schema. Om en likvärdig tjänst inte finns tillgänglig måste arbetsgivaren leta efter en ledig tjänst på en lägre nivå som den anställde är kvalificerad för. Fortsatt anpassning krävs inte om en ledig tjänst på en lägre nivå inte heller finns tillgänglig.
Med pressade deadlines och produktivitetsnormer kan arbetsledare i första linjen uppleva intermittenta ledigheter som en störning på arbetsplatsen, vilket gör att de fungerar mycket sämre. Genom att utbilda arbetsledare och chefer i första linjen så att de förstår att intermittent ledighet är en del av affärsverksamheten kan man komma långt och förhoppningsvis hålla företagen utanför domstol.
Oskäliga svårigheter och misstänkt missbruk Men vad händer när det verkligen blir svårt eller omöjligt att fortsätta verksamheten om du tillåter intermittent ledighet? Du kanske kan hävda att det föreligger oskäliga svårigheter, men EEOC har en detaljerad lista med krav som ska beaktas - bland annat ledighetens omfattning och/eller längd, frekvens, flexibilitet, förutsägbarhet, påverkan på medarbetare och påverkan på verksamheten. Om en arbetsgivare inte kan uppfylla EEOC:s krav är det inte säkert att han eller hon kan hävda att det föreligger oskäliga svårigheter.
Intermittent ledighet kan verkligen hjälpa anställda på många sätt, men ibland märker chefer att den generösa hjälp som de har varit villiga att ge på något sätt förvandlas till missbruk. Arbetsgivare frågar: "Vad kan vi göra om vi misstänker missbruk av intermittent ledighet; frekvensen och allvarlighetsgraden är högre än vad läkaren angav och högre än vad den anställde begärde?" Jag säger alltid till arbetsgivare att de ska vara försiktiga; en frånvaro utöver den frekvens och svårighetsgrad som anges på intyget betyder inte att missbruk pågår. Om en arbetsgivare ser ett mönster av missbruk (3-4 gånger utöver vad som har intygats) kan de be den anställde om ett uppdaterat intyg som återspeglar behovet av mer intermittent frånvaro. Vid den tidpunkten kan arbetsgivaren omvärdera om begäran utgör en svårighet.
Hitta rätt lösningar för arbetsgivare och anställda Intermittent ledighet kan vara svår att hantera och följa upp, men det ligger i både arbetsgivarens och medarbetarens intresse att erbjuda dessa anpassningar när det är lämpligt, rimligt och praktiskt genomförbart. En policy för anpassning främjar inte bara återhämtning och produktivitet, det är också rätt val med tanke på regler och riktlinjer. När en arbetsgivare kan erbjuda ledighet som en anpassning, men inte gör det, kan de hamna i domstol och få betala eventuella straffavgifter, böter och andra restriktioner.
Om du har frågor kan vi hjälpa till. Sedgwicks specialister på anpassning av arbetsplatsen är väl förtrogna med att begära information från anställdas vårdgivare, bekräfta att en funktionsnedsättning föreligger och kräver rimliga anpassningar, delta i den interaktiva processen med våra kunders anställda och presentera alternativ för intermittent ledighet för granskning och godkännande. Vi kan rekommendera och dokumentera tydliga, specifika och medicinskt underbyggda anpassningar och stödja utvärderingen av ett företags förmåga eller oförmåga att göra rimliga anpassningar enligt definitionen i ADA.
Taggar: ADA, ADAAA, Funktionsnedsättning och ledighet, DMEC, EEOC, Anställningsförmåner, friskvård, arbetsgivare, FML, FMLA, sjukdom, intermittent ledighet, sjukfrånvaro, operation